Долговременное архивное хранение бумажных документов
Долговременное архивное хранение бумажных документов — необходимость для многих организаций. Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, кассовые и документы строгой отчетности), документы бухгалтерского и налогового учета, кадровая документация, медицинские карточки, личные дела — лишь частичный перечень документов, условия и сроки хранения которых регулируются законодательно.
Существуют различные способы хранения: в собственных помещениях предприятий, организаций, университетов, коммерческих структур. Можно пользоваться услугами специализированных хранилищ, если такое хранение происходит в соответствии с нормативными требованиями. Где и как хранить — зависит от размеров архивов и задач хранения. При этом необходимо иметь удобный, оперативный и централизованный доступ, соблюдать сроки хранения документов и обеспечивать своевременное уничтожение после их истечения.
Организация текущего и архивного хранения документов является непростой задачей и требует затрат ресурсов. Создание и поддержание архива в собственном помещении компании является предпочтительным, поскольку гарантирует постоянный доступ к бумажному архиву. Для этого необходимо выбрать и оборудовать помещение, соблюдая требования к условиям хранения.
Средства хранения (шкафы, картотеки, стеллажи, сейфы) должны соответствовать ряду требований: к световому, санитарно-гигиеническому, температурно-влажностному, охранному режиму, противопожарной безопасности. Кроме того, подходящая архивная мебель должна обеспечить быстрый поиск информации.
Легко систематизировать деловую документацию, распределить по типам, срокам хранения и форматам бумаги позволит офисная и архивная металлическая мебель для документов. Металлические картотеки и шкафы оптимальны для оборудования как помещения архива, так и удобного рабочего пространства. Ведь некоторые документы приходится иметь под рукой до того, как они перейдут в архивное хранение.
Способы хранения документов формата A4
- В картотечных шкафах — документы в подвесных папках Foolscap или канцелярских папках формата А4. Оснащаются замками, возможна установка замков на каждый ящик.
- В шкафах для документов — обеспечивают оперативный доступ. Различаются по конструкции и вместимости, дверцы могут быть разного цвета, оснащены замками повышенной секретности.
- На офисных полочных стеллажах — в папках А4 или архивных коробках. Выдерживают нагрузку до 600 кг.
- В офисных тумбах — для ежедневного доступа. Оснащены ключевыми замками.
- В шкафах-купе и шкафах с дверьми-жалюзи — компактны, подходят для небольших помещений.
- В бухгалтерских шкафах и сейфах — для документов с ограниченным доступом. Сварной металлический корпус, замки — ключевые или кодовые.
Хранение других форматов
- Формат A5 — картотеки с телескопическими направляющими, центральными замками, возможны дверцы.
- Формат A6 — картотеки для трудовых книжек, паспортов, военных билетов. Устанавливаются в кадровых отделах.
- Форматы A1 и A0 — крупные картотеки с цельносварной конструкцией. Для чертежей, репродукций, крупноформатной бумаги. Ящики выдерживают до 15 кг.
Подвесные папки Foolscap, популярные для хранения офисных документов, можно хранить в металлических картотеках или в специальных архивных коробках, размещённых на стеллажах.
Размеры форматов
Металлические картотечные шкафы для любых стандартных и нестандартных размеров документов — удобное, практичное и безопасное решение для архивов предприятия любой специфики.
Функциональность и вместимость, аккуратный и привлекательный внешний вид, пожарная безопасность и долговечность конструкций — всё это делает металлическую архивную и офисную мебель оптимальным решением для задач организации хранения бумажной документации.
Система форматов A0–A10 — международный стандарт, наиболее универсальный для бумажной продукции. Наиболее распространён формат A4. В России для технической документации применяются форматы от A4 до A1. Второй по популярности — формат A3.
